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Las PYMES y su administración.

El mundo siempre ha sido dinámico, en especial luego de la Revolución Industrial, pero se ha acelerado en los cambios desde que iniciamos la Revolución Digital.

En solo diez años pasamos de apenas conocer que existía Internet a condicionar nuestro trabajo en función de ella.  Y quienes más impulsan su utilización y dependencia es el gobierno electrónico.

Para el caso de las PYMES, la mayor presión del gobierno electrónico está representada por la AFIP, tanto la DGI como la DGA.

A nivel mercado las presiones están en manos de las grandes empresas, que necesitan tener buena comunicación con sus proveedores y clientes.

Obviamente la presión menor, es la interna, las necesidades de la empresa para buscar su propia eficiencia, integrar sus sistemas, y lograr avances en el management y ahorros en sus costos.

Así podemos resumir la realidad de un empresario hoy en día, sea este el dueño de una PyME industrial, comercial o de servicios.  Entonces, el mayor desafío es lograr hacer cambios, ajustar su administración para poder resolver y satisfacer las demandas externas e internas.  Desde ya, nada simple de realizar, especialmente si tenemos en cuenta que los conocimientos de tecnología informática no es el fuerte del empresario actual.  Consecuentemente, deberá buscar asesoramiento externo, y para llegar a ese punto, deberá saber que necesita cambiar, lo cual produce otro gran desafío.

Si se desconoce hasta puede llegar la tecnología informática, y como integrar distintos sistemas que hoy utiliza, le será muy complicado poder establecer los pasos a seguir en los cambios y en la compra de las soluciones que debe implementar, y será muy complicado que pueda buscar las respuestas adecuadas a preguntas que no estaría seguro de que sean las correctas, ni que abarquen todo lo que podría necesitar.

Y suponiendo que su gran capacidad de adaptación, le permitiera sortear estos obstáculos, llegaría al punto de la implementación y sus tiempos.  La solución se necesita ya, lo antes posible, pero comprarla, adecuarla, instalarla, ponerla a funcionar, lleva meses, y ello sin tener en cuenta el costo de la inversión a realizar.  Es que ya se sabe que hacer todo este cambio puede consumir casi un año calendario, y dentro un año, las exigencias habrán crecido al mismo ritmo que crecieron en el último año, como mínimo.

¿Y entonces, cómo se hace?  La verdadera solución, consistente con las necesidades presentes y futuras a corto plazo, es saber que ocurrirá en los dos próximos años, y empezar a realizar los cambios con el horizonte puesto en ello, sabiendo que una vez que funcione todo, tendrá solo unos meses, o a lo sumo un años donde las presiones se aliviarán, y así podrá pensar en las nuevas necesidades futuras, con más antelación.

La pregunta obvia sería ¿y si esperamos unos meses o un año para ir viendo y luego invertimos para concretar las necesidades que hoy vemos a dos años?  Recuerden que estamos hablando con empresarios, que son generadores de negocios y que siempre están buscando necesidades no satisfechas en el mercado.  Ellos saben pensar y mirar hacia delante.  Sin duda, responder a esta inquietud es muy importante, para el asesor contratado, y cada caso merece una respuesta diferente, pero en algunos puntos, esencialmente similar.  Analicemos juntos.

No se puede seguir esperando a ver que pasa.  Una buena decisión es que su personal ya empiece a capacitarse.  No pierda tiempo, gánelo.

Piense en el equipamiento que necesitará invertir, y prepare sus oficinas para ello.  Instalaciones eléctricas, cañerías para la red UTP o de fibra, espacio refrigerado y con piso flotante o similar para el servidor de su red, conexión de banda ancha, routers, archivos, seguridad, etc.  Es que muchas de estas inversiones se pueden anticipar, especialmente las denominadas de “obra gruesa”.  La compra de los equipos informáticos nuevos puede esperar hasta que sea necesario instalarlos.  Incluso en este tiempo puede buscar buena financiación para la compra o conversar con sus asesores financieros para buscar opciones alternativas, como el leasing.  Puede ir diseñando su sitio Web.

A lo largo de estos meses en que puede invertir en los preparativos, también tendrá tiempo de modelar sus sistemas, crear soluciones, encontrar alternativas más eficientes, analizar que sistema le permitirá integrar sus sistemas.  Al respecto, lo invitamos a leer nuestra biblioteca digital, publicada en www.EstudioEIC.com.ar donde hay varios artículos que pueden orientarlo.

Mientras tanto, asesórese sobre los avances que tienen programas tanto la AFIP, como el gobierno nacional, provincial y local, y también la ANSeS y la Dirección de Rentas de su estado provincial.  No olvide estudiar los cambios previstos en los agentes de control de las personas jurídicas, si tiene una, y de conversar con sus clientes y proveedores sobre los cambios que tengan planeados.  Todo ello, le ayudará a determinar más fácilmente que necesidades tendrá en el corto plazo de dos a tres años, y así preparar su plan de inversiones.

Mucho trabajo, mucha información, y mucho que pensar.  Para todo ello es necesario disponer de tiempo, y algo de dinero.

Transcurridos estos meses de tranquilidad, comienza lo más difícil, decidir, para luego comprar e implementar.

Para ayudarlo en la búsqueda de las preguntas  necesarias para conocer los planes del gobierno electrónico, les propongo algunos temas, interesantes.  Algunos de ellos entrarán en vigencia, o serán exigibles en el corto plazo.  Todo lo que el gobierno electrónico propone o exige, es en base a sistemas.

La eficiencia Ud., la logrará en base a sistemas, y su ahorro de tiempo y costos estará en función de cómo integra su información.  Esto es así de simple y aplicable a todo el universo empresarial.

La AFIP hará grandes cambios en el Sistema María de la Aduana.  En la DGI seguirá con mayo apertura de información, y seguirá imponiendo la factura electrónica que va de la mano con el archivo electrónico de datos.  El sistema de cuentas tributarias lo notificará de intereses y diferencias, o de saldo impagos.  Sus declaraciones juradas previsionales, ya son exigibles hasta cinco empleados, y elevaran este tope mucho más de diez veces, paso a paso. En tres años, o poco más, la DGI podrá informarle declaraciones juradas impositivas “pro-forma” como hoy ya lo hace con las previsionales (F931).

Rentas seguirá imponiendo controles, y anticipos, y retenciones según como califiquen el cumplimiento del contribuyente.

Los órganos de contralor de sociedades comerciales y asociaciones civiles, intensificarán el uso de sistemas, o harán re empadronamientos para agilizar sus archivos.

En definitiva, el contribuyente o su asesor tendrán que trabajar con la información que genera su empresa, cargarla en los servidores del gobierno, y luego las computadoras trabajarán cruzando la información para imprimir las intimaciones ante “errores” o información que no calza una con otra, como ya lo están haciendo hoy.  Porque no hay dudas que hoy las intimaciones y pedido de nueva información son realizadas en forma automática por las computadoras, total quienes deben buscar las diferencias y rectificar sus declaraciones juradas, son los contribuyentes, o sea su empresa, siempre a su costo.

Entonces, su administración deberá tener el mejor manejo de la información que Ud. pueda imaginar, con la mejor eficiencia, en tiempo y en forma, solo para cumplir con los gobiernos electrónicos. El costo de no hacerlo bien, son multas, todas de elevado importe.  Y luego entonces su administración se podrá dedicar a secundarlo en los negocios, y prestarles servicio de comunicación a sus clientes y a sus proveedores.   ¿O debería ser exactamente al revés?   También debe hacer la administración de las cuentas y gastos.

A todo ello, agregue el constante cambio de legislación.  Si tiene dudas de ello, lo invitamos a leer diariamente nuestra publicación de NOVEDADES, que realizamos en nuestro sitio Web.

Como es evidente, organizar muy eficientemente la administración de una PYME, con poca gente, escasas horas, y presiones internas diversas, no es tarea sencilla.  Planificarlo de la mejor manera posible, será el secreto para asegurar la subsistencia de la PYME, pues recuerde que los negocios se pierden por mala comunicación, y la falta de eficiencia con el gobierno electrónico puede costarle muy caro.

No tomar en serio este desafío, o pensar en que no es necesario cambiar la administración de su PYME, ante tantos avances y cambios generados en los últimos años, sencillamente es suicida.

Dr. Jorge E. SOSA GONZÁLEZ. Derecho de Autor s/ Reg. Prop. Intelectual Nº 171.055. Publicado en el EIC MAGAZINE 16/02/08.       Volver a la Biblioteca

DISCLAIMER

La publicación del análisis de legislación es solo parcial y a modo introductorio, ya que cada caso hay que analizarlo dentro de su universo.  De ningún modo puede entenderse este análisis como una respuesta a su problemática fiscal, previsional o legal, en modo alguno.  El detalle publicado responde, en palabras entendibles, la idea general de la norma analizada, solo para casos muy generales y siempre en forma resumida y parcial. El lector deberá corroborar y completar la información tratada en los organismos y en las publicaciones pertinentes, o solicitar asesoramiento individual, para su caso.

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