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 Capacitar a los empleados de una empresa.

Toda empresa, al momento de difundir sus programas para capacitación de sus empleados, debe coordinar los esfuerzos de su departamento de Recursos Humanos, y las habilidades de sus capacitadores, sean propios o contratados.

Obviamente los objetivos son varios, no solo capacitarlos, sino también motivarlos  para que acepten los cursos, hacerlos entender la importancia de mejorar, que entiendan también la mejora continua, que sientan que el tiempo que invertirán en los cursos es para su beneficio, y que con ello favorecerán a la empresa, al ser más eficientes en sus tareas, y fundamentalmente que su participación le permitirá compartir sus conocimientos con otros y que todo coadyuve a cambiar su comportamiento para mejorar.

Al tomar consciencia de estos objetivos básicos, es fácil entender lo complejo del programa, y que las acciones deben estar estudiadas y deben coordinarse.  Muchos denominan a estas acciones como endomarketing, o sea un marketing hacia adentro para “vender” la capacitación que se propone.

No intento hacer un manual de cómo trabajar en las acciones que favorezcan el cumplimiento de tantos objetivos, sino tan solo esbozar algunas pautas básicas de la comunicación que se intenta establecer.

1.  Comunicación interna. Para que un empleado desee participar en un curso que brinda la empresa, lo primero que debe ocurrir es que sepa de su existencia.  Es improbable que alguien se inscriba en un curso del cual no tiene ninguna noticia. Esta comunicación debe ser motivadora, debe ser anticipada y amigable. Su contenido debe ser entendible, estar circularizado al sector con esas inquietudes, dar a conocer su duración, el cronograma completo, el lugar de dictado o si será on line, y los requisitos para inscribirse y para aprobarlo, y por ende, al concluirlo las condiciones para recibir el certificado de cumplimiento.  También es necesario indicar, una vez inscripto, donde podrá obtener la bibliografía, los resúmenes y si puede compartirlos.

2.  Comunicación estratégica. El punto anterior habla de lo formal, y en este punto quiero que se entienda que lo principal es motivar a los empleados a participar de estos cursos de capacitación.  El receptor debe poder entender claramente, y sin dudas, para que le va a servir concurrir y aprobar el curso que se dicta, que beneficios a futuro le puede deparar, que beneficios tiene la empresa, y porque no debe dejarlo pasar. Recordemos que es una invitación a participar, y no una obligación del empleado.  Muchas veces ayuda conocer quienes van a participar, o hacia quienes está dirigido el curso, sobre todo si hay interesados en cambiar de tareas y/o sector.

3.  Comunicación que motive. Cuando el empleado ya conoce la existencia de un curso de capacitación, para quienes se pensó el mismo, quienes pueden participar, y cual será el nivel de esfuerzo a dedicarle, es necesario entrar en la acción de cierre, la que lo motive a decir “sí quiero”. Todos los invitados se preguntarán en algún momento varios temas.  Algunas de esas preguntas frecuentes(FAQ) son por que debería hacer el curso, para que me sirve, que puede ocurrir si no me esmero o si no participo, realmente a la empresa o mis jefes les interesa que asista al curso, o que opinan mis compañeros si asisto.  Puede haber más preguntas, pero las anteriores son interrogantes básicos que cualquier invitado a participar de un curso de capacitación, seguramente se hará. 

No es aconsejable solo comunicarse por escrito.  Es positivo que los gerentes o los jefes directos promuevan la participación en estos cursos, que se los vea comprometidos con la planificación de capacitación de la empresa.

Por más que un curso sea gratuito, no por ello todos se inscribirán, pues volver a estudiar tiene sus costos y sus miedos, y para romperlos los invitados a participar deben estar motivados.  En pocas palabras que el empleado reciba como mensaje: a la empresa le interesa, mis jefes lo tendrán en cuenta para ascenderme o para aumento de sueldos, el nivel de esfuerzo en mis tareas rutinarias disminuirá porque tendré más eficiencia, etc.

4.  Comunicación hacia arriba. Es necesario dejar abierto un canal de consulta hacia el nivel superior del organigrama donde se encuentra el empleado invitado a capacitarse, pues eso le dará más tranquilidad, y le dará seguridad, antes, durante y después de finalizada la capacitación.

El nivel jerárquico nunca debe dar mensajes ambiguos o con algún contenido negativo. Como en las redes sociales, donde hay temas por afinidad, hay que lograr que se sienta lo mismo en el grupo que va a participar de la capacitación.  Aprender temas nuevos, participar de actividades grupales donde uno se expone, debe interactuar, aceptar otras ideas y además estudiar, no es algo que nos guste hacer sin una recompensa clara y concisa.

Por lo tanto, cuando se decida capacitar al personal interno, es necesario planificar no solo los cursos y sus contenidos, sino la forma en que se procederá para dar a conocer los lineamientos, los objetivos y como se incentivará la concurrencia.  El premio final debe conocerse, y debe ser parte importante de esa motivación.

La mejor manera de analizar los resultados, no será simplemente si los asistentes aprobaron o no el curso, sino analizando la encuesta final que se les pedirá completen.  En dicha encuesta hay que preguntar todo, desde antes de inscribirse, durante los procesos de inscripción y selección, como ha sido el dictado del curso de capacitación, el nivel de los disertantes, el nivel del contenido, la evaluación final, y finalmente que beneficios adquirió el participante luego de haber finalizado.

Todo este trabajo planificado y que concluirá con un informe de los sectores que lo organizaron, es la base para mejorar en las próximas etapas de capacitación, pues una vez que la empresa decide capacitar a su personal, no debe dejar de hacerlo.

Los programas de educación oficiales no son dinámicos, y normalmente no forman el perfil de empleado que necesita una empresa dinámica que se ajuste a los continuos cambios de mercado y de la tecnología.  No hay forma de que el Estado pueda hacer ese trabajo, por lo dinámico que es.  La educación continuada nació por estas falencias, pero se aplica normalmente a diferentes profesiones, pero no a los empleados en general.  Por lo tanto, la empresa que quiere mantenerse eficiente y actualizada deberá crear sus propios planes de educación interna, para lograr nuevos perfiles acordes con las necesidades que ha detectado o que el mercado y la competencia le exigen.

Desde Estudio EIC hemos dictado números cursos en empresas y alguna Universidad, lo que permite dar experiencia a esta nota.

La experiencia de brindar estas capacitaciones por medio de Internet, y hacerlo a distancia, en horarios más flexibles, y con mayor oportunidad de horarios amigables para cada empleado, pueden hacerse también en forma mixta o semi presenciales, para permitir interactuar en persona, y capacitarse en los tiempos libre de cada empleado.  Grandes empresas también utilizan sus Intranet para facilitar la capacitación, dando acceso remoto desde afuera de la empresa.  Pueden visitar el sitio Web de CONSULTORA STELLA MARIS para ver más profundamente estos temas tecnológicos aplicados a la capacitación.

Dr. Jorge E. SOSA GONZÁLEZ. Derecho de Autor s/ Reg. Prop. Intelectual Nº 171.055. Publicado en el EIC MAGAZINE 31/05/11.       Volver a la Biblioteca    Volver a Inicio

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