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El control de los activos IT.
 Toda empresa, aún las MiPyMEs, tienen activos tecnológicos (IT), como computadoras, teléfonos digitales, switches, redes, módems, los diferentes software, aplicaciones, como mínimo. Y todos esos activos, para no halar de routers, teléfonos IP, PAD’s, servidores, que los hay también en empresas, solo apenas más grandes que una microempresa, tienen además de precio, una funcionalidad empresaria indiscutible.  Funcionan, permiten realizar tareas, conectarse con el exterior, y todo esto tiene un valor cuantificable.

Si tienen valor, deben estar identificados.  Además, tienen más valor por las funciones que brindan a la organización de la empresa, y porque son necesarios. Por ende, deben estar correctamente inventariados, valuados e identificados. De lo dicho hasta ahora, ningún concepto puede obviarse, eso es indiscutible.

Lo que está ocurriendo hoy en día, a fines del año 2005, es que no todas las empresas saben lo que tienen, y menos aún, si les sirve y para hacer que.  Esta es una grave falencia, que se detecta en empresas argentinas de envergadura.

Es que tener activos IT obliga a saber si sirven, si son compatibles, si brindan soluciones a las exigencias de la empresa, donde están, quienes son las personas que los utilizan, en que los aplican, si respetan las normas de seguridad establecidas por la empresa, y controlarlos a los efectos de asegurar su propiedad y funcionamiento.  En pocas palabras, lo que se hace rutinariamente con las máquinas, con los rodados, con los equipos.

¿Entonces porque no hacerlo también con los activos IT?

Si hasta ahora no se ha hecho, no significa que no se deba hacer.  Es más, si hasta ahora no se hizo, es momento de tomar las decisiones correctas, las acertadas, y comenzar a hacerlo. Y ahora!

Analicemos las ventajas de hacerlo, y en la forma correcta.  El costo de estos nuevos controles no puede ser relevante.  Seguramente habrá un responsable del área tecnológica dentro de la empresa, esté organizado como departamento o sea simplemente una función de alguna persona, incluso puede ser externa y contratada como asesor IT.

Tener esta información IT ordenada, catalogada, y real, permitirá saber lo que falta hacer, cuanto cuesta esa inversión y mejorar la eficiencia de la MiPyME o de la gran empresa.  Entonces “manos a la obra”, para hacer exitosa a la empresa u organización.  Recordemos que para manejar cualquier activo o situación, debo tener la información mínima necesaria, para hacerlo en forma eficiente.

A todo esto, se lo llama TCO (Total Cost Ownership, en inglés) que significa costo total de propiedad.  La sigla TCO se utiliza mundialmente para indicar este costo empresario de los activos IT, que siempre incluye al software.  Poder administrar el TCO, significa poder manejar las inversiones en  IT en forma eficiente, y hacer ahorros.  En EE.UU. se habla de activos manejados, y se han detectado, como promedio, ahorros de hasta un 30% solo por administrar los activos IT en forma eficiente.  Otro ejemplo, es la política de Microsoft Corporation, desde hace solo unos pocos años, le permitió liderar el mercado de servidores al ser más eficientes en sus cotos de implementación, y ahora es líder en los negocios IT, y no solo en software.

Por último, antes de entrar en las ventajas directas que se logran por saber administrar los activos IT, hablemos de la responsabilidad de  los técnicos, con respecto a la compatibilidad de los diferentes dispositivos, software y hardware de la empresa, para buscar la utilización más eficiente y posible de ellos.  Es que muchísimas veces, con solo cambiar algún activo IT, o hacer una inversión mejor pensada y más correcta, se logran funcionalidades que antes no eran posibles.  Sin duda, esta forma de gestión, tiene su valor económico para las finanzas de la empresa.

Las ventajas que logrará la empresa por gestionar más adecuadamente sus activos IT, las podemos resumir en el siguiente cuadro:

Se gana más y mejor control sobre los activos corporativos.

Se reducen riesgos de malas inversiones y se reducen costos reales.

Gestionar mejor la responsabilidad funcional del área técnica IT.

Mejor administración de los activos IT, en base a un mapeo general de dichos activos totales.

Conocer los detalles de los activos IT permitirá programar y presupuestar las inversiones futuras en forma segura y eficiente.

Permitirá medir los riesgos reales de la organización frente a problemas técnicos de caídas, o ataques externos y robos internos, por fallas en la seguridad informática aplicada.

Permitirá ir armando la matriz FODA para establecer los puntos fuertes y las debilidades.

Propender a la integración tecnológica interna, que favorecerá luego los negocios con otras empresas que gestionen sus negocios en base a la tecnología, algo que se aplica cada día más.

Digitalizar los procesos que aún son manuales logrando ahorros significativos por la automatización, aún a costa de disminuir la nómina general de empleados.

Mejorar los registros contables, al existir real inventario y valuaciones relacionadas con las funcionalidades de los activos IT.

Asegurar las nuevas inversiones en software actualizado a los cambios lanzados al mercado.

Garantizar la instalación de las actualizaciones de software que generan los creadores de los mismos, no solo de los sistemas operativos, ya que los principales obstáculos están en las aplicaciones.

Poder apropiar los gastos y las inversiones a distintas unidades de negocio de la organización.

Detectar el uso de software no autorizado o no licenciado, lo cual puede generar el decomiso de las PC, por parte de las autoridades de contralor vía judicial, sin previo aviso. Perder el activo IT y la información que quedó dentro de él, puede ser un problema esencial.

Optimizar el alineamiento del sector IT con los objetivos de la empresa.

Asegurar la propiedad de la información corporativa, y su disponibilidad.  Se debe incluir la información de negocios, la contable y la de dirección.

Poder medir el nivel de cumplimiento de objetivos, y la eficiencia del personal del sector IT. Asegurar el cumplimiento de lo pautado.

Orientar la capacitación de todo el personal en función de los activos IT existentes, y de los que se adquieran en el futuro.

Poder establecer los ciclos de vida de las inversiones en dispositivos IT y en software.

Cumplir con pautas legales, cada día más exigentes.

Administrar los proyectos de crecimiento y los de mejoras en la eficiencia con datos reales y cuantificados.

Poder establecer nuevas políticas de gestión con mayor seguridad y background.

Mejorar las relaciones con los clientes y proveedores, con sistemas que acepten los conceptos y la aplicación del ERP.

Si aún no ha relevado sus activos IT, deben programar hacerlo lo antes posible.  Podemos asesorarlo convenientemente.  Tenga muy presente que cada día más los negocios con las empresas medianas y grandes cada día más se asientan en la “compatibilidad tecnológica” de sus administraciones.  Si se pueden comunicar fluidamente, unas con otras, tanto a nivel clientes como a nivel proveedores, los negocios fluyen fácilmente, todo se logra más rápido, en forma más eficiente, con mayor seguridad, y todo esto tiene un costo no solo para Ud., sino para sus clientes y sus proveedores.

Opuestamente, si sus clientes y sus proveedores solo le causan problemas de comunicación, no tardará mucho en tratar de reemplazarlos por aquellos que no se los generen. Así funcionan hoy los negocios.

Además, hoy, la tendencia tecnológica más difundida y aceptada es, la conectividad inalámbrica, y para ello es obligatorio saber lo que se tiene, donde, quien puede utilizarla, pues como los conceptos de conectividad inalámbrica difieren de los clásicos cableados, simplemente una inversión gíreles mal diseñada puede ser negativa y hasta no funcionar.  La complejidad tecnológica, ante la actual sucesión de cambios, obliga a tener la mayor información correcta posible, antes de hacer cambios.  

Dr. Jorge E. SOSA GONZÁLEZ. Derecho de Autor s/ Reg. Prop. Intelectual Nº 171.055. 30/11/05. Publicado en el EIC MAGAZINE N°143.

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