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Gerenciando el teletrabajo.
   Hablar de teletrabajo ya es algo normal. Cada día se suman más y más teletrabajadores en la Argentina.  Es más, ya se están realizando estadísticas de cuantos son y como crecen mes a mes.

Entonces es hora de que en las empresas PYMES se lo tenga como alternativa.  Y para llevar adelante esta tarea también es necesario tener buenas herramientas de control y de motivación, para asegurar el resultado y el rendimiento.

Que el acceso a la ciudad de Buenos Aires, y también, aunque en menor escala a las ciudades de Córdoba y Rosario, es cada día más lento y populoso, sin duda el teletrabajo, aunque sea parcial, se transforma en una buena alternativa.

Pero también lo es para muchos otros trabajos que pueden realizarse a distancia, y de hecho hay muchos teletrabajadores aquí, que entregan sus trabajos en otro continente.  Si no está al tanto de estas realidades puede parecerle un guión de película, pero les aseguro que es una realidad palpable y que existe.

El acceso remoto a la red interna de la PYME es un requisito, no excluyente tal vez, pero sí necesario para asegurar el uso compartido de archivos, y la centralización de la información.  Pueden esgrimirse posibilidades de que se trabaje a distancia sin tener que estar conectado todo el tiempo a la Intranet de la empresa, es posible, pero llegado el momento del control, y de la eficiencia, de tener comunicados a sus empleados, y de monitorear la productividad, no hay alternativas válidas que la reemplacen.  Habrá situaciones puntuales en donde la flexibilidad puede justificar no estar conectado en forma permanente, pero será necesario que en algún momento sí lo estén.

Tal vez lo mejor sea que un día o dos a la semana se mantenga la relación de trabajo tradicional, en el caso de la asistencia a la empresa, para aquellos teletrabajadores, que se les permita trabajar desde su casa a cambio de no asistir diariamente a la empresa. Todo es estructurable, sujeto a análisis, y la solución deberá armarse para cada situación en particular.

Mantener motivado al personal que trabaja a distancia es tal vez lo esencial, y es necesario que el teletrabajador sea ordenado con sus tareas y sus tiempos.

Organizar al equipo de teletrabajadores es una nueva tarea de gerenciamiento. Ya no hablamos de un teletrabajador, sino de un equipo de ellos, y hasta pueden estar en diferentes ciudades. Lo importante es reconocer que estamos ante nuevas formas de relacionarnos y de trabajar, y que en nada se parece al trabajo tradicional.

Como ayuda, les resumimos algunos ítems necesarios para asegurar un buen Management.

1.     Hablando de un equipo de teletrabajadores, un buen inicio es juntarlos antes de empezar a trabajar remotamente, para que se conozcan, para “hacer sociales” como se dice, y sería bueno que estas reuniones sean dirigidas por un facilitador que los ayude a aprender a trabajar en forma no presencial en la empresa. En estas reuniones preparatorias debería entregarse herramientas de orden, agendas y técnicas de trabajo, para facilitar el control a distancia, la eficiencia, aumentar la productividad, y coordinar el control remoto.  Pueden ser dos días o más.

2.     Hay desarrollar el sentimiento de confianza entre al empresa y sus teletrabajadores, y también entre ellos mismos.  Sin confianza no habrá equipo ni unión posible.  Y la confianza puede expandirse y no incluir solo temas de trabajo, sino de relaciones familiares y comentarios sobre actividades personales.  No podemos decir que sean amigos, pero lo más cercano a ello, es lo recomendable.

3.     No todos los teletrabajadores piensan igual, ni tienen los mismos intereses.  En este aspecto, es necesario mantener  el disentimiento, la diferencia de ideas y de acciones para enriquecer el trabajo, como lo es en el trabajo tradicional.

4.     El mail es una herramienta de contacto necesaria e importante, pero no es la base del trabajo y puede ser complementada por otras herramientas.  Algunos ejemplos, son los blogs y los mensajeros instantáneos.  El objetivo principal es que se entiendan en forma uniforme, correcta y sin malas interpretaciones.

5.     Promueva reuniones para analizar trabajos, resultados, nuevas ideas, programaciones. Al no estar “cara a cara” se fomenta la reticencia a manifestarse, y eso debe ser combatido y solucionado.  Haga reuniones físicas, enseñe a que las reemplacen por reuniones virtuales o conferencias en el chat, o si tiene la tecnología necesaria, algo más cara, haga reuniones en salas virtuales.  Al principio se necesitará mucha motivación, luego seguramente no tanta.

6.     No todas las personas pueden ser teletrabajadores, por más que lo deseen. Esto es así, y es parte de la personalidad de cada uno. Entonces si va a contratar personas para trabajar en forma remota, contrate con cuidado, y asegúrese que el perfil del postulante encuadre en las necesidades que requiere tener un teletrabajador. Las personas que pueden comunicarse de manera correcta, en el tiempo adecuado, que organizan sus tiempos proporcionalmente a los objetivos a cumplir, son quienes tendrán más éxito como teletrabajadores.  Hay otras aptitudes a tener en cuenta.  Pero es vital que el gerente tenga la comprensión y flexibilidad necesaria para mantener motivado a su equipo de trabajadores remotos.

7.     Promueva la interactividad entre los teletrabajadores y entre ellos y los trabajadores tradicionales de la empresa.  Hay muchas formas de compartir información y/o archivos. Todo dependerá de cómo está estructurada su Intranet, si la tiene, o de cómo funciona su servidor, si lo tiene correctamente instalado, o de cómo optan como comunicarse y enviarse la información procesada. La suite del Office o la LotusNotes, o la del Star Office, o los sistemas de archivos compartidos, más los pendrives, los messenger, el maletín de archivos, los discos compartidos por medio de Google o de Yahoo, el envío de archivos adjuntos, las conexiones remotas de PC a PC, son solo algunas de las posibilidades a utilizar.  Pero todo no es tecnología, hay mucho de trabajo personal y de orden.  En definitiva, utilice tecnología, pero con consideración y programación, respetando la seguridad y la integridad de la información.  No olvide la firma digital y los certificados de identidad.  No hacerlo, puede fomentar el desastre.

8.     Un teletrabajador lo primero que recibe es autonomía temporal y espacial.  Debe enseñársele a utilizarla en la forma correcta.  Una buena forma de medir el rendimiento, es siguiendo los tiempos y los resultados, pero con flexibilidad.  Ya no importa tanto que cumplan estrictamente el horario del trabajador tradicional, y se vuelve muy flexible y manejable el concepto, “hoy no termino, y lo dejo para mañana”. Lo mejor es hacer foco en el resultado, pero estableciendo reglas claras de que hay que encontrar al teletrabajador, cuando la empresa lo necesita. Para ello, mantenga conversaciones regulares y cotidianas con ellos, desde la empresa.

9.     Como gerente, nunca olvide el feedback.  Es necesario que el teletrabajador sepa si está trabajando bien, muy bien, si debe mejorar su desempeño.

10.      Si la empresa se encuentra geográficamente cerca del trabajador, es necesario fomentar alguna reunión física, o que un día a la semana asista como un trabajador tradicional.  Ciertas normas ayudan a sentirse contenido y a no perder la relación personal con el resto de los trabajadores de la empresa.  Es que la distancia, y lo virtual unen, pero si se excede en su uso, la distancia, el aislamiento, se promueven.

Como en todo proceso de Management no hay reglas escritas para cada situación, y se deben adecuar a la empresa, al gerente que esté a cargo, a los objetivos dinámicos de la PYME o las gran empresa, a la realidad, al nivel de tecnología que impera en al empresa, y a muchos otros aspectos.

Esta es una guía de temas que deben ser analizados y resueltos para mantener motivados a los teletrabajadores.  La medida en que se implementen, dependerá de cada empresa en particular.

Y si Ud., lector es un teletrabajador, esta guía puede ayudarlo a comprender mejor su trabajo remoto.

Dr. Jorge E. SOSA GONZÁLEZ. Derecho de Autor s/ Reg. Prop. Intelectual Nº 171.055. Publicado en el EIC MAGAZINE 16/12/07.       Volver a la Biblioteca

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