>> Estudio EIC >> Management. 

 

 

Organizar nuestro tiempo.

El día solo tiene 24 horas y normalmente trabajamos entre 6 y 11 horas promedio de lunes a viernes, y algunos algunas horas el sábado.

Esta nueva década se distinguirá por la búsqueda de la eficiencia, tanto en la ingeniería como en la administración.

Y para ello el secreto es organizarse mejor, tener los objetivos claros, ser ordenado, saber como trabajar con seguridad, y hacer la tarea en menos tiempo.

Parece una competencia, y en realidad es solo un permanente desafío, y para ello nos tenemos que preparar.  Los intuitivos o improvisados quedarán fuera de competencia rápidamente.  Solo es cuestión de tiempo.

Organizar tu tiempo laboral y lograr una mejora en tu eficiencia es en definitiva el nuevo gran desafío.  Una vez que lo logres, podrás utilizar estas herramientas, totalmente o en parte, para tu vida social y luego tu vida privada.

Cada personalidad es única, y al tomar estas herramientas de organización, seguramente les imprimirá un sello personal.  Por lo tanto, las pautas que a continuación les brindo, podrán ajustarlas a sus gustos, deseos y órdenes recibidas, incluso a lo pautado en los reglamentos o planificaciones de la empresa para la cual Ud. Trabaja.

Si es un trabajador autónomo, profesional o un entrepreneur, tendrá que ajustarse a estas pautas y diseñar ítems relacionados que faciliten la concreción de las tareas.

A continuación les detallo algunos consejos o pautas importantes para organizarse mejor y buscar una mayor eficiencia en sus tareas:

·         Establecer los objetivos. Esta es la base, o la forma de poder desarrollar cualquier estrategia.  Si no sabe a donde ir, o que logro se intenta obtener, muy difícilmente logre algún resultado importante.  Sea claro, defina correctamente, escríbalo.  Luego léalo, critíquelo, y modifíquelo.  Retroalimente estos pasos hasta lograr el mejor resultado, en el menor tiempo posible.  Lo ideal es tener algún objetivo a largo plazo, pero trabajar en los de corto plazo que estén alineados con el de largo plazo.

·         Fraccione los objetivos complejos. Siempre es posible fraccionar los objetivos a largo plazo, en los de mediano plazo y luego en los corto plazo o mensuales.  Incluso los mensuales se pueden acotar a una sucesión de objetivos semanales y éstos separarlos en objetivos de dos o tres días, o incluso diarios. El secreto es tenerlos alineados, para recorrer un camino armonioso hacia el largo plazo, y no desviarse.

·         Cargue su agenda o sistema. Muchos escriben sus planificaciones en las agendas.  Otros utilizan los sistemas, ya sea de agendas o de organización.  Lo hay propietarios, libres y online.  Cada uno puede elegir lo que más le agrade o adoptar el elegido por su empresa.  El secreto es utilizar el sistema que te ayuda a mantener el compromiso de cumplir con tus objetivos.

·         Prioridades. Marque sus prioridades, como por ejemplo vencimientos de pago o de entrega de trabajos o cumplimiento de rutinas internas.  Muchas veces podrán quedarle tareas pendientes, pues no somos máquinas perfectas y cumplidoras, y esas tareas atrasadas pueden opacar o tapar las prioridades reales del día.  Lo importante tiene prioridad, y lo urgente no debe cambiarnos el enfoque.  Este es un error muy común.

·         Mayor productividad. Todos tenemos un horario en que nos concentramos mejor, en que nos dejan “trabajar tranquilos”, o un horario en que hay que hacer el trabajo sí o sí.  Por el ejemplo el cierre del día, o de una caja, o trámites judiciales o administrativos en entes del gobierno. Sepamos claramente en que momento del día podemos o debemos realizar tal o cual tarea, y en ese momento nos abocaremos a ello, y no a otra que se pueda realizar luego o antes.

·         Controla tus tiempos.  Por el sistema que mejor se adapte a tu personalidad, controla todos los días tus tiempos reales de trabajo, para saber si podrás cumplir con tus objetivos del día, si estás adelantado o atrasado.  Muchas veces es posible realizar ajustes o motivarse más, para mantenerse en línea.  Los “recreos” muchas veces relacionados con el chat, las redes sociales o el mail, solo empeoran la performance. Si los objetivos impuestos son diarios, el paso a paso es esencial para lograr la eficiencia y mantenerla.

·         Controle sus rutinas mensuales.  Si tiene tareas repetitivas o rutinarias, haga un registro de ellas y anote inicio y fin de las mismas.  No solo le  ayudará a saber si las hizo a tiempo, sino cuanto tiempo insumieron, y al preparar su plan de trabajo tendrá los tiempos medidos y probados. Tener cumplidas las rutinas cuando está finalizando la jornada laboral diaria, motiva y da tranquilidad. Es un premio.

·         Si es posible, lleva un registro de tus tiempos. Esta tarea es adicional, consume tiempo, y se debe ser ordenado al escribir los autocontroles diarios.  La ventaja es sencilla: permitirá saber dónde, cuándo y cómo somos más o menos eficientes, y esto nos permitirá ordenarnos mejor en el futuro y saber que ajustes se pueden realizar.

·         Saber cuándo delegar. Todos tenemos habilidades, y podemos realizar muchas tareas distintas, algunas mejor que otras. Esto muchas veces nos lleva a creer que podemos hacer todo, y nos tapamos de trabajo, pensando que podemos hacerlo, que lo hacemos mejor, o que no hay nadie que lo sepa hacer.  Son todas falacias de un mismo problema: saber delegar trabajo. Las habilidades y el conocimiento nos dan posibilidades, pero el tiempo real para trabajar es quien nos impone el freno.  En función del tiempo que tenemos para trabajar hay que organizar las tareas viables, las que podemos hacer.  Las otras deben descartarse, devolviéndolas o rechazándolas. Si tiene suficiente responsabilidad o jefatura, podrá delegarlas. Sepa distinguir una de otras.  El secreto es delegar la tarea delegable.

·         Equipos de trabajo.  No es fácil armar un equipo de trabajo.  Hay que saber elegir a su líder.  Además éste debe mantener motivados a todos sus integrantes, debe saber delegar y proporcionar soluciones viables para obtener lo mejor de cada uno. La confianza y la contención son factores esenciales.

·         Plan de trabajo. Plan de eNegocios. Mucho he escrito al respecto. Hacer un presupuesto anual conlleva esfuerzo, conocimientos, dedicación y trabajo.  Diseñar un Plan de Trabajo anual también.  Desarrollar un Plan de eNegocios es más complicado aún.  Todos tienen en común muchas características.  La principal ventaja de todas estas planificaciones es que permiten trabajar tranquilo, más ordenados, mejor orientados, y al estar más contenidos y seguros logramos más eficiencia.

Finalmente, todo este esfuerzo nos dará recompensas, tales como: tranquilidad, seguridad, eficiencia, orden, tener objetivos cumplidos, aprender a trabajar en equipo, capacitarnos, lograr reconocimientos que nos llevarán a ascensos y mejoras laborales.  Además, se estarán cumpliendo objetivos, cumpliendo desafíos, y todo esto nos enriquece a todos, incluso a la empresa para la cual trabajamos.

Si lo logra tendrá una sensación algo compleja de explicar, pero muy placentera.  Podrá decir que está tranquilo en el trabajo, cumpliendo con los objetivos impuestos, sabiendo que lo está haciendo bien, y que es y será reconocido por ello. 

Dr. Jorge E. SOSA GONZÁLEZ. Derecho de Autor s/ Reg. Prop. Intelectual Nº 171.055. Publicado en el EIC MAGAZINE 31/01/2011.       Volver a la Biblioteca

DISCLAIMER

La publicación del análisis de legislación es solo parcial y a modo introductorio, ya que cada caso hay que analizarlo dentro de su universo.  De ningún modo puede entenderse este análisis como una respuesta a su problemática fiscal, previsional o legal, en modo alguno.  El detalle publicado responde, en palabras entendibles, la idea general de la norma analizada, solo para casos muy generales y siempre en forma resumida y parcial. El lector deberá corroborar y completar la información tratada en los organismos y en las publicaciones pertinentes, o solicitar asesoramiento individual, para su caso.

Si tiene dudas puede consultarnos.